CAPÍTULO 12. Sistemas de Gestión de Seguridad Alimentaria, PRINCIPIO 7. Aquí si debe haber mucha flexibilidad y no en otros principios. 19.12 Establecer la documentación y el almacenamiento de los registros, (Paso 12/Principio 7).

De acuerdo con el CODEX 2022, para aplicar un sistema APPCC es fundamental que se apliquen prácticas de registro eficaces y precisas. Se deberían documentar los procedimientos del sistema APPCC y los sistemas de documentación y mantenimiento de registros se deberían ajustar a la naturaleza y magnitud de la actividad en cuestión y ser suficientes para ayudar a las empresas a comprobar que se realizan y mantienen los controles APPCC. Las orientaciones sobre APPCC elaboradas por expertos (por ejemplo, guías APPCC específicas para un sector) pueden utilizarse como parte de la documentación, siempre y cuando dichas orientaciones se refieran específicamente a los procedimientos de elaboración de alimentos de la empresa.

Algunos ejemplos de documentación son los siguientes:

• Composición del equipo HACCP;

• Análisis de peligros y base científica de los peligros incluidos o excluidos del plan;

• Determinación de PCC;

• Determinación de los límites críticos y base científica para el establecimiento de dichos límites;

• Validación de las medidas de control; y

• Modificaciones efectuadas al plan HACCP.

Ejemplos de registros son los siguientes:

• Actividades de vigilancia de los PCC;

• Desviaciones y medidas correctivas asociadas; y

• Procedimientos de verificación realizados.

Un sistema de registro sencillo puede ser eficaz y fácil de enseñar al personal.

Se puede integrar en las operaciones existentes y utilizar documentos ya disponibles, como las facturas de entrega y las listas de control utilizadas para registrar, por ejemplo, la temperatura de los productos. Cuando corresponda, los registros también se pueden mantener electrónicamente.

Nuestra experiencia nos ha indicado que los OEA se pierden en un océano de registros sin sentido en donde por aburrimiento y monotonía se ahogan y no entienden la razón de ser de estos registros y terminan realizándolos de forma rutinaria.

Aquí se podrían aplicar un par de refranes muy españoles que dicen: “pocos pelos pero bien peinados” o “¡amigos!, poquitos pero buenos”. Debe entenderse que hay que registrar solo lo fundamental que ayude a verificar que el APPCC es eficaz. Resumiendo, solo se registra lo que se derive del APPCC y sea esencial.

Así por ejemplo registrar limpiezas de todo el material no demuestra nada. Primero porque son PPR y por tanto se dan por hechas esas MCG y además para este ejemplo los registros no demuestran nada, basta con mirar y ver si esta o no sucio el material. Habrá que registrar que se realizan las limpiezas que son MCE, es decir de algún objeto en concreto o con una metodología especial. Y con respecto a las desinfecciones solo se registrarán las que sea MCGE o MCE. Inundar los APPCC y PPR de registros, es innecesario porque en el caso de los PPR se supone, que debe estar todo en condiciones antes de empezar a trabajar y en el caso del APPCC solo cuando sea fundamental para demostrar que se están tomando sus MCGE, MCE y MCC. Y en el caso de los PCC siempre deben realizarse registros.